Valar ERP Software

Inkoopadministratie

Valar is aanbieder van VBS; Valar business solutions, een moderne, modulaire en integrale oplossing voor nagenoeg elke business omgeving. De software is uitermate geschikt voor kleine tot middelgrote ondernemingen (MKB) en overheden. Maatwerk voor elke situatie.

Als inkoper verwerft u goederen of diensten bij een externe leverancier. Valar ondersteunt dit volledige proces en biedt daarbij enkele interessante mogelijkheden waaronder bijvoorbeeld het attenderen op gunstige(re) prijzen.

Van besteladvies tot boeking van de factuur

(Automatisch) Besteladvies
Bestellingen kunnen gedaan worden door middel van een automatisch gegenereerd besteladvies maar ook handmatig. Het automatische besteladvies is gebaseerd op per artikel ingestelde parameters, zoals optimale, minimale en maximale bestelhoeveelheid, verschillende verpakkingseenheden, maar ook op historisch en toekomstig verbruik en verkoop.

Inkoopofferte
Aangevraagde offertes kunnen worden geregistreerd en later automatisch worden overgenomen naar een inkoopbestelling. Prijsafspraken kunnen in het systeem worden vastgelegd.

Van Offerte naar Order
Door middel van een simpele opdracht kan de offerte automatisch naar een order worden overgezet.

Bestellingen en inkooporders
De orderverwerking van onze inkoopadministratie wordt gekenmerkt door de uitstekende informatievoorziening. Tijdens het boeken wordt de gebruiker geattendeerd op gunstige prijzen bij bijvoorbeeld grotere afname, andere leveranciers, etc. Bij het automatisch maken van inkooporders door middel van het ‘automatische besteladvies’ gebeurt dit door verslaglegging op het bestelvoorstel.

Van order naar factuur
Voordat er sprake is van facturering dient er eerst een factuurcontrole plaats te vinden welke parameter gestuurd gebeurt. Een factuur kan bijvoorbeeld worden geblokkeerd omdat de goederen nog niet zijn geleverd of de berekende prijzen afwijken van de gedane bestelling.

Boeking van de factuur
Is de controle geslaagd dan is het mogelijk om de facturen te boeken, die pas worden vrijgegeven voor betaling, totdat deze zijn gefiatteerd door hiertoe geautoriseerde medewerkers. De factuur is wel direct zichtbaar in de crediteurenadministratie.

Extra mogelijkheden

Artikelen
Artikelgebonden opties zoals kleuren, maatbalken, statiegeld, units worden parameter gestuurd ingezet (zie hiervoor ook het onderdeel Voorraadministratie). Indien u hier geen gebruik van maakt, worden zij uiteraard ook niet vermeld op schermen en overzichten.

Inkoopstructuren
In onze inkoopadministratie kunt u per leverancier diverse gegevens registreren, waaronder prijzen, kortingen, levertijden, artikelnummers van leveranciers, etc. Deze zullen dan elders in het programma gebruikt worden, bijvoorbeeld bij het automatische besteladvies.

Historie en statistiek
In onze inkoopadministratie wordt automatisch een inkoop- en ontvangsthistorie bijgehouden. Vanuit deze gegevens kunnen analyses worden vervaardigd met informatie over performance van leveranciers met betrekking tot nagekomen levertijden, prijsafspraken, juiste leveringen, etc.

Vestigingen en Groei
Valar weet altijd oplossingen te vinden voor complexe situaties, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van meerdere bedrijven (of vestigingen) of groei van de organisatie. In die gevallen kan er per bedrijf (of vestiging) gekozen worden met welke voorraad (bijv. centraal magazijn) men werkt door middel van automatische doorbelasting.

Formulieren
Onze inkoopadministratie is in staat om alle voorkomende formulieren op te leveren in iedere gewenste fase. Deze formulieren zijn vrij indeelbaar en per klant instelbaar qua lay-out en taal.

Meer informatie?

Zoals u ziet biedt Valar een oplossing voor uw inkoopadministratie die voldoet aan al uw eisen en meer. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie, een demonstratie of een offerte.

Klik hier om contact met ons op te nemen >>