Dynamic Archive van VALAR is een webbased totaalsysteem. Het is een integratie van document management, workflow management en een intranet publicatiesysteem.

Het systeem geeft de eindgebruiker op een snelle wijze toegang tot de gewenste informatie. Beheerders, documenteigenaren, beoordelaars en bevoegdheidverleners hebben de middelen om - tijd en plaatsonafhankelijk - samen te werken via één (intranet), optimaal efficiënt documentatiesysteem.

De invoering van Dynamic Archive heeft tot gevolg dat er minder administratief en onnodig noodzakelijk werk hoeft te worden verricht. Hierdoor kan er meer tijd en aandacht worden besteed aan inhoudelijke aspecten, structuur en consistentie.

De mogelijkheden van Dynamic Archive:

	Beheren van procesdocumentatie;
	Beheer van bedrijfsdocumentatie;
	(CAD) tekeningen;
	Contractbeheer;
	Content management en/of publicatie via afgeschermde portalen;
	Product documentatie.

Gemak voor de beoordelaar.
Een taak binnen het proces van creatie, opstellen en goedkeuren, wordt elektronisch aangemeld bij de betreffende medewerker (e-mail notificatie), die met een enkele muisklik zijn taak ziet (webbrowser). Deze kan tevens het betreffende document direct beoordelen of bewerken. Voor documenten met een bepaalde geldigheidsduur (bijv. contract) kan een periodiek overzicht worden geproduceerd.

Mappenstructuur
Dynamic Archive wordt centraal beheerd en kan volledig naar wens worden ingericht om op een logische manier de vindbaarheid van documenten te optimaliseren. Dynamic Archive biedt een helder raamwerk met duidelijke taken en verantwoordelijkheden die uitgezet worden ten aanzien van het plannen, verzamelen en vastleggen van alle benodigde informatie. Dynamic Archive bevat alle noodzakelijke functies om de betrouwbaarheid te kunnen garanderen zoals versiebeheer, gecontroleerde toegang, beoordeling, autorisatie, vrijgave en publicatie.

Formaat van documenten
Wilt u gebruik blijven maken van MS Word, Excel, Visio etc. dan kunt u de originele bestanden in Archive onderbrengen. Zodra een document binnen de Dynamic Archive omgeving is ondergebracht, behoren de zorgen over status, versie en beheer tot het verleden. De gehele documenthistorie en alle bijbehorende mutaties worden volledig automatisch bijgehouden. Versiebeheer en documentnummering worden ook automatisch geregeld binnen Dynamic Archive.

Hyperlinks
De gebruiker kan vanuit een document doorklikken naar referenties. Hier worden beheerde hyperlinks getoond naar relevante documenten. Beheerde referenties kunnen tussen de verschillende documenttypen worden aangemaakt.

Zoeken wordt vinden
Met de invoer van Dynamic Archive creëert u een centraal punt in de organisatie waar iedere medewerker de laatste versie van een bedrijfsdocument kan inzien. Archive kan geïntegreerd worden met het intranet. Dan is slechts een webbrowser, inlognaam en wachtwoord voldoende om toegang te krijgen tot het centrale informatiesysteem.

klik om te vergroten

De Voordelen voor u op een rij

	Document management, workflow management en intranet in één systeem;
	Eenvoudig in te voeren en te gebruiken;
	Raadpleeg en beheer via eigen intranet;
	Een veelvoud aan documenttype kan binnen het systeem worden beheerd;
	Teamgerichte aanpak voor het beheren, beoordelen en autoriseren van documenten;
	Geïntegreerd, automatisch versiebeheer, documenthistorie en periodieke beoordeling;
	Workflow gedreven proces tot en met de vrijgave van documenten;
	Beschermt bedrijfsgevoelige informatie d.m.v. Toegangscontrole;
	Uitgebreide mogelijkheden van toegangsautorisatie eventueel met authenticatie;
	Informatie uitwisseling tussen Dynamic Archive en MS Office;
	Uitgebreide mogelijkheden voor de inrichting van deelsystemen en configuraties.

Meer informatie over Dynamic Archive?

Klik hier om contact met ons op te nemen >>